By Sahabat Digitalid in Berita —

Cara Pakai WhatsApp Business dengan Efektif

Bagi pelaku UMKM, komunikasi cepat dan personal dengan pelanggan menjadi kunci sukses. WhatsApp Business hadir sebagai solusi simpel untuk menjembatani usaha Anda dengan konsumen secara efisien. Namun, hanya menginstal aplikasi saja belum cukup: fitur-fitur yang ada perlu dioptimalkan agar benar-benar menunjang proses penjualan, layanan pelanggan, dan branding. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari langkah-langkah menggunakan WhatsApp Business efektif untuk membangun citra profesional dan mempercepat konversi penjualan.

Mengapa WhatsApp Business Penting untuk UMKM

  1. Aplikasi Familiar dan Digunakan Luas
    • Lebih dari 150 juta pengguna aktif di Indonesia menggunakan WhatsApp setiap hari.
    • Pelanggan tidak perlu instal aplikasi baru, hanya mengirim pesan ke nomor bisnis Anda.
  2. Fitur Khusus Bisnis yang Menunjang Profesionalitas
    • Profil Bisnis: Tampilkan kategori usaha, alamat, jam operasional, dan deskripsi singkat.
    • Label Chat: Mengelompokkan pelanggan berdasarkan status (baru, pesanan diproses, deliver, selesai).
    • Pesan Otomatis: Balas salam otomatis, pesan saat sibuk, hingga pesan tindak lanjut.
    • Katalog Produk: Tampilkan foto, deskripsi, dan harga produk langsung di dalam aplikasi—mengganti kebutuhan brosur cetak.
  3. Komunikasi Real-Time dengan Pelanggan
    • Notifikasi instan saat pelanggan mengirim pesan.
    • Fitur voice note memudahkan penjelasan produk lebih detail dalam hitungan detik.
    • Berkolaborasi dengan tim layanan pelanggan bisa lebih cepat dengan WhatsApp Business terhubung ke WhatsApp Web.
  4. Meningkatkan Tingkat Kepercayaan Pelanggan
    • Centang hijau (verified badge) akan diperoleh jika Anda berhasil memverifikasi nomor bisnis (opsional).
    • Profil terverifikasi membantu pelanggan merasa aman saat bertransaksi.
    • Dengan membuat greeting message atau deskripsi singkat tentang bisnis, pelanggan mendapat gambaran profesionalitas Anda.
  5. Hemat Biaya Pemasaran
    • Daripada mengirim SMS blasting berbayar, cukup gunakan broadcast list gratis (hanya sampai 256 kontak per daftar).
    • Integrasi dengan fitur “Share” di katalog memudahkan pelanggan membagikan produk Anda ke grup chat.

Langkah-Langkah Awal Mengatur WhatsApp Business

1. Mengunduh dan Mendaftar Akun WhatsApp Business

  1. Unduh Aplikasi
    • Buka Google Play Store (Android) atau App Store (iOS) dan cari “WhatsApp Business”.
    • Install aplikasi yang memiliki logo resmi hijau dengan ikon “B”.
  2. Daftar Menggunakan Nomor Telepon Bisnis
    • Gunakan nomor yang khusus untuk bisnis Anda (bukan nomor pribadi).
    • Masukkan kode verifikasi yang dikirim melalui SMS atau telepon.
  3. Buat Profil Bisnis yang Menarik
    • Lengkapi data di Profile > Business Profile:
      • Nama bisnis (sesuai legal), kategori usaha (misalnya “Makanan & Minuman”), alamat (jika ada toko fisik), situs web, dan jam operasional.
      • Deskripsi singkat: contohnya “Mbak Bule Bakery: Kue Rumahan Spesial & Ongkir Murah Area Jabodetabek.”
    • Unggah foto profil: gunakan logo bisnis agar mudah dikenali pelanggan.

2. Menyiapkan Fitur Pesan Otomatis

  1. Greeting Message (Pesan Sambutan)
    • Cek menu Business Tools > Greeting Message.
    • Contoh: “Hai! Terima kasih sudah menghubungi Mbak Bule Bakery. Kami open order kue kering & kue basah setiap hari Senin–Sabtu jam 10.00–18.00. Ada yang bisa kami bantu?”
    • Gunakan sapaan ramah tapi tidak bertele-tele supaya pelanggan langsung tahu jam operasional dan jenis layanan.
  2. Away Message (Pesan Saat Sibuk)
    • Jika Anda tidak bisa membalas chat secara langsung (misalnya sedang produksi kue), aktifkan Away Message.
    • Contoh: “Maaf, saat ini kami sedang sibuk di dapur. Pesan akan kami balas maksimal 2 jam lagi. Terima kasih atas kesabarannya.”
    • Setel jadwal otomatis: misalnya malam hari (18.00–08.00) agar pelanggan tahu kapan Anda offline.
  3. Quick Replies (Balasan Cepat)
    • Simpan pesan yang sering dikirim:
      • /harga → “Harga kue kering mulai Rp 25.000 per toples. Untuk katalog lengkap, cek [link katalog].”
      • /ongkir → “Ongkir Jabodetabek mulai Rp 15.000, estimasi pengiriman 1 hari kerja.”
    • Gunakan slash (/) diikuti kata kunci agar mempermudah input: ketik saja /harga, lalu pilih balasan yang telah disimpan.

3. Membuat dan Mengelola Katalog Produk

  1. Akses Menu Katalog
    • Buka Business Tools > Catalog lalu klik “Add Product / Service.”
  2. Isi Informasi Produk
    • Nama: Text singkat, misalnya “Brownies Cokelat Keju.”
    • Harga: Jika fleksibel, tulis “Rp 25.000–30.000” atau “Hubungi kami untuk harga grosir.”
    • Deskripsi: Jelaskan keunggulan singkat: “Brownies premium dengan topping keju mozzarella, tahan 5 hari di suhu ruang.”
    • Foto: Upload foto berkualitas minimal 800×800 px.
    • Link (opsional): Jika terhubung ke marketplace, masukkan URL produk.
  3. Kelompokkan Produk dengan Label (Tag)
    • Beri label “Brownies” atau “Kue Basah” agar pelanggan lebih mudah mencari di katalog.
    • Anda bisa menampilkan hingga 500 produk/jasa di katalog.
  4. Bagikan Katalog ke Chat
    • Saat pelanggan menanyakan produk, cukup ketuk ikon katalog di kotak chat, pilih produk, lalu kirim.
    • Pelanggan mendapat tampilan kartu produk yang rapi, meningkatkan kemungkinan melakukan pembelian.

Strategi Menggunakan WhatsApp Business Efektif

1. Gunakan Broadcast List dengan Bijak

  1. Membuat Daftar Siaran (Broadcast List)
    • Buka daftar chat > ketuk ikon menu (tiga titik di Android) > New broadcast.
    • Tambahkan kontak yang telah menyimpan nomor Anda. (Hanya kontak yang menyimpan nomor akan menerima pesan broadcast.)
  2. Konten Broadcast yang Relevan
    • Kirim promo khusus, misalnya “FLASH SALE 10% untuk 50 pelanggan pertama hari ini!”
    • Kirim update produk baru atau diskon khusus pelanggan setia.
    • Pastikan tidak mengirim spam: maksimal 2–3 kali seminggu agar pelanggan tidak unlist atau blokir nomor.
  3. Personalisasi Pesan
    • Pesan yang terasa personal meningkatkan tingkat keterbacaan (open rate) dan respon.

Sertakan nama penerima di awal pesan:

“Halo, Sari! Kami baru saja rilis varian baru Brownies Red Velvet. Mau coba?”

2. Segmentasi Pelanggan dengan Label

  1. Buat Label Sesuai Tahapan
    • Contoh label: “Prospek Baru”, “Order Diproses”, “Pembayaran Lunas”, “Pelanggan VIP”.
  2. Manfaatkan Data Label untuk Targeted Message
    • Kirim diskon khusus kepada “Pelanggan VIP” agar mereka merasa dihargai, misal “Diskon 20% khusus untuk pelanggan setia!”
    • Kirim reminder pembayaran ke label “Order Diproses” jika pelanggan belum transfer setelah 1×24 jam.

3. Merespons Chat Pelanggan dengan Cepat dan Ramah

  1. Atur Notifikasi Prioritas
    • Aktifkan notifikasi khusus untuk pesan masuk dari pelanggan agar Anda segera tahu saat ada order baru.
  2. Gunakan Quick Replies
  4. Jaga Etika Chat
    • Hindari pesan bertubi-tubi jika pelanggan belum merespons. Tunggu 1×24 jam sebelum follow up.
    • Gunakan emoji secukupnya agar bahasa terasa lebih hangat, misalnya “😊”, “👍”.

Gunakan bahasa ringan tapi sopan, contoh:

“Siap, Kak! Terima kasih sudah order. Nanti akan kami kirim update nomor resi ya.”

Balas pesan FAQs dengan template {nama}, misalnya:

“Terima kasih, {Nama}. Pesanan Anda sudah kami terima, akan kami proses maksimal 2 hari kerja.”

4. Integrasi dengan Fitur Lain untuk Efektivitas Maksimal

  1. WhatsApp Web atau Desktop
    • Agar lebih cepat mengetik pesan panjang, akses web.whatsapp.com lalu scan QR code.
    • Lebih mudah mengelola chat dan upload foto produk dari komputer/laptop.
  2. Integrasi dengan CRM Ringan (WATI, Zoko, BotStar)
    • Bagi bisnis yang ingin otomatisasi lebih lanjut, gunakan layanan pihak ketiga yang terintegrasi dengan WhatsApp API.
    • Fitur chatbots sederhana bisa menjawab pertanyaan dasar pelanggan seperti jam operasional, cara pembayaran, atau link katalog.
  3. Sinkronisasi dengan Media Sosial dan Website
    • Tambahkan tombol “Chat via WhatsApp” di situs web atau bio Instagram.
    • Gunakan tautan khusus https://wa.me/62xxxxxxxxxx?text=Halo%20Mbak%20Bule%20Bakery agar pelanggan langsung diarahkan ke chat dengan teks pembuka.

Kesalahan Umum dan Cara Menghindarinya

1. Mengirim Broadcast Tanpa Segmentasi

  • Masalah: Semua pelanggan menerima pesan yang sama, termasuk yang sudah membeli atau yang tidak tertarik lagi.
  • Dampak: Banyak pelanggan merasa dirugikan dan memblokir nomor.
  • Solusi: Gunakan label untuk membagi pelanggan ke dalam grup lebih spesifik, lalu kirim pesan hanya ke yang relevan (misalnya diskon khusus untuk label “Pelanggan Setia”).

2. Profil Bisnis Tidak Lengkap

  • Masalah: Deskripsi bisnis hanya “toko kue” tanpa detail. Pelanggan kebingungan lokasi dan jam operasional.
  • Dampak: Pelanggan enggan menghubungi karena tidak yakin.
  • Solusi: Lengkapi profil: Foto profil logo, deskripsi singkat, alamat lengkap (termasuk peta), jam operasional, dan link media sosial lain.

3. Tidak Memanfaatkan Pesan Otomatis

  • Masalah: Chat dari pelanggan dibiarkan tanpa balasan otomatis saat offline.
  • Dampak: Pelanggan merasa diabaikan sehingga beralih ke pesaing.
  • Solusi: Atur Away Message untuk memberi tahu kapan Anda akan membalas. Untuk jam sibuk, gunakan Greeting Message agar pelanggan langsung dapat informasi penting.

4. Tidak Menggunakan Katalog

  • Masalah: Pelanggan masih diminta cek website terpisah untuk melihat produk.
  • Dampak: Ada beberapa pelanggan yang malas pindah aplikasi—transaksi batal di tengah jalan.
  • Solusi: Buat katalog lengkap di WhatsApp Business. Pelanggan cukup klik ikon katalog untuk melihat produk, sehingga proses transaksi lebih singkat.

Tips Lanjutan untuk WhatsApp Business Efektif

1. Gunakan Fitur Pesan dan Data yang Data-Driven

  • Pantau statistik: berapa banyak pesan terkirim, diterima, dibaca, dan dibalas.
  • Gunakan insight tersebut untuk evaluasi: misalnya, jika pesan broadcast jam 10 pagi tingkat baca rendah, coba kirim ulang jam 3 sore.

2. Sertakan Media Visual dalam Chat

  • Foto atau Video Produk: Alih-alih menjelaskan panjang lebar lewat teks, kirim foto close-up produk atau video demo 15 detik.
  • Dokumen PDF atau Brosur: Unggah brosur harga lengkap dalam format PDF agar pelanggan bisa mengunduh dan menyimpan.

3. Manfaatkan Fitur “Short Link” dan “QR Code”

  • Setelah akun diverifikasi, buka Settings > Business Tools > Short Link.
  • Bagikan link di bio Instagram, website, atau media sosial lain.
  • Cetak QR code untuk ditempel di gerai fisik, kartu nama, atau brosur—pelanggan tinggal scan untuk langsung chat.

4. Follow Up dengan Etika

  • Kirim pesan follow up maksimal 2×24 jam setelah transaksi jika pelanggan belum membayar.
  • Jika pelanggan sudah konfirmasi lunas, segera kirim chat ucapan terima kasih dan update estimasi kirim.

Contoh:

“Halo, Pak Budi. Kami ingin konfirmasi apakah Bapak masih berminat memesan Brownies Cokelat? Jika sudah order, mohon infokan nomor resi pengiriman. Terima kasih 😊.”

5. Buat Chatbot Sederhana (Opsional)

  • Jika Anda memiliki volume pesan tinggi, gunakan layanan pihak ketiga seperti WATI atau BotStar untuk membuat chatbot dasar.
  • Chatbot dapat menjawab pertanyaan umum otomatis, misalnya jam buka, daftar harga, cara order.
  • Sambil menunggu chatbots merespons, siapkan tim untuk menangani pertanyaan spesifik yang tidak umum.

Studi Kasus: UMKM “Mbak Bule Bakery” Meningkatkan Penjualan

1. Tantangan Awal

  • Baru buka toko kue online, hanya memanfaatkan WA biasa (non-business).
  • Pelanggan sering tanya jam buka, katalog produk terpisah di media sosial—banyak yang batal order karena ribet.

2. Implementasi WhatsApp Business Efektif

  1. Migrasi ke WhatsApp Business
    • Lengkapi profil bisnis: alamat, jam operasional, deskripsi singkat.
    • Upload foto profil logo dan foto depan toko.
  2. Membuat Katalog Produk
    • Semua varian kue kering dan kue basah diunggah ke katalog, lengkap dengan harga dan deskripsi.
    • Bagikan langsung katalog saat ada pertanyaan: tak perlu tautan eksternal.
  3. Pengaturan Pesan Otomatis
    • Greeting message diatur: “Hai! Selamat datang di Mbak Bule Bakery. Kami open order kue custom hingga jam 18.00. Ada yang bisa kami bantu?”
    • Away message saat malam: “Maaf, sekarang kami sedang tutup. Chat akan kami balas esok jam 09.00.”
  4. Optimasi Broadcast dengan Segmentasi
    • Label pelanggan baru dan pelanggan repeat order.
    • Kirim promo “Buy 1 Get 1” hanya ke pelanggan yang belum order dalam 2 bulan terakhir.

3. Hasil dan Dampak

  • Respon Chat Meningkat 60% dalam 2 minggu pertama karena greeting message yang informatif.
  • Order Masuk Bertambah 45% setelah katalog diaktifkan—pelanggan langsung melihat foto produk di dalam chat.
  • Customer Retention Naik: dengan pengaturan label “Pelanggan Setia”, tim mengirimkan diskon khusus untuk ulang tahun pelanggan, memicu repeat order.

Paragraf Penutup

Cara Efektif Pakai WhatsApp Business bukan hanya soal mengunduh aplikasi, melainkan bagaimana memanfaatkan semua fitur pendukung untuk mempercepat komunikasi, meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan mengoptimalkan proses penjualan. Mulai dari pengaturan profil, katalog produk, pesan otomatis, sampai strategi broadcast yang tepat, semua aspek berkontribusi pada efisiensi operasional. Terapkan tips di atas secara bertahap dan evaluasi hasilnya secara rutin agar bisnis Anda terus berkembang. Dengan demikian, pelanggan merasa dilayani dengan cepat, informasi produk mudah diakses, dan Anda dapat memaksimalkan waktu untuk fokus pada pengembangan usaha.